¿Cuáles son las beneficios de las etiquetas de código de barras?

Esta sencilla tecnología, que tiene décadas de antigüedad, se ha hecho más popular en los últimos años y ahora es uno de los elementos organizativos más utilizados en todas las empresas e industrias.

Tanto si eres un empresario que busca actualizar el sistema de gestión de la cadena de suministro de tu empresa debido a los costes de mantenimiento innecesariamente elevados, como si eres un administrador de un hospital que reconoce que su método actual de administración de medicamentos es anticuado o ineficaz, puedes recurrir a los códigos de barras, que son sorprendentemente sencillos de utilizar, fáciles de producir y versátiles en sus capacidades.

Ahora bien, no sólo es importante entender los códigos de barras en sí mismos, sino que su uso en etiquetas adhesivas, como códigos de barras imprimibles que pueden aplicarse a una variedad de superficies de productos en muchas condiciones diferentes, es lo que empuja la productividad de una organización por encima de lo normal.

¿Cómo funcionan las etiquetas con códigos de barras?

Hay dos tipos principales de códigos de barras: los códigos de barras lineales (o tradicionales) y los códigos de barras 2D (como los códigos QR).

• Códigos de barras lineales: Contienen una información, normalmente un número de identificación que la base de datos central de la empresa utiliza para encontrar información sobre el producto, como el precio y la cantidad restante.
• Códigos de barras 2D: Pueden contener muchos más datos, como el precio y la cantidad, pero también fotos o enlaces a páginas web con información relacionada.

El personal de tu empresa pueden utilizar escáneres de códigos de barras, ordenadores móviles o teléfonos inteligentes para conectarse a una base de datos de sus almacenes u otras ubicaciones remotas, de forma inalámbrica o mediante bluetooth.

Por otro lado, los códigos de barras pueden imprimirse directamente a través de diversas impresoras de códigos de barras, en función de las necesidades de la empresa. Pero hay varios factores a tener en cuenta a la hora de imprimir etiquetas de códigos de barras, entre ellos:

• Tecnología: Los tipos básicos de tecnología de impresión son la matriz de puntos, la inyección de tinta, el láser y la térmica. Mientras que los tres primeros tipos proporcionan un valor "justo" a costa de elevados costes de mantenimiento y residuos, la térmica crea códigos de barras de mejor calidad con un menor impacto medioambiental. Existen tanto la impresiones térmicas directas (realizadas con materiales tratados químicamente) como las de transferencia térmica (que utilizan un cabezal de impresión térmico para fundir la tinta y conseguir un código de barras duradero).
• Materiales: Aquí hay varias preguntas que debe responder antes. Por ejemplo: ¿Imprimirás tus códigos de barras en papel o en materiales sintéticos? En este caso, si son sintéticos, ¿Utilizarás poliéster, acrílico de larga duración u otro material para crear una etiqueta duradera? ¿Crearás etiquetas de stock o imprimirás etiquetas personalizadas para cada aplicación? Estas preguntas son cruciales y te llevan directamente al siguiente factor. 
• Alcance: Las pequeñas empresas pueden utilizar impresoras de sobremesa para trabajos a pequeña escala; muchos hospitales utilizan impresoras de pulseras para producir códigos de barras portables para sus pacientes; los almacenes suelen invertir en impresoras industriales para crear los miles de códigos de barras necesarios para mantener el ritmo de la producción; etc. Aunque las dos categorías principales son las de sobremesa y las industriales, también hay subconjuntos dentro de ellas, como las variedades de sobremesa de dos o cuatro pulgadas.
• Hágalo usted mismo: Es posible diseñar y crear códigos de barras por ti mismo, en función de las necesidades de tu empresa. Sin embargo, algunas empresas consideran que es necesario o preferible subcontratar esa responsabilidad. Debes determinar cómo va a utilizar tus códigos de barras antes de optar por una u otra opción.

¿Cuáles son las ventajas de los códigos de barras?

Los códigos de barras son una opción exponencialmente mejor que los procesos manuales para cualquier necesidad de una empresa. Desafortunadamente aún existen empresas que todavía recurren al uso de papel y lápiz (o no tienen ningún sistema) para operaciones cruciales de back-end. Sin embargo, al hacer esto, están golpeando negativamente algunas de las siguientes áreas:

• Precisión: Tanto en la gestión de inventarios como en la de activos, todas las empresas que dependen de procesos manuales se encuentran constantemente con que están funcionando con una eficiencia inferior a la máxima y perdiendo dinero innecesariamente. Las hojas de cálculo de Excel están plagadas de errores, una errata por cada 300 caracteres, frente a una por cada 36 billones en los escáneres de códigos de barras, que provocan nuevos pedidos innecesarios, roturas de existencias y activos fantasma (activos que aparecen en el libro mayor pero que faltan o son inutilizables), puede acabar con cualquier rastro de beneficios.
• Gestión del tiempo: El tiempo que se tarda en llevar a cabo la gestión de activos, ya sea trimestral o anual, revisando hojas de cálculo debería emplearse en tareas más rentables. ¿Por qué? Pues porque, al final, tus empleados pueden acabar perdiendo el tiempo persiguiendo activos fantasmas o zombis, escudriñando las estanterías en busca de inventarios extraviados o buscando a sus gerentes para anular manualmente un error.
• Responsabilidad: Desgraciadamente, el robo es una amenaza real para los activos (como los ordenadores portátiles) y el inventario, un sistema de código de barras añade una capa de responsabilidad que un sistema de comprobación manual no puede igualar.

¿Son los códigos de barras una buena opción para tu empresa?

La verdad es que llegados a este punto, quizás lo más fácil sea hacer una lista de los sectores que no utilizan, o no podrían beneficiarse, del uso de la tecnología de códigos de barras. Porque lo más habitual es ver códigos de barras en comercio minorista o almacenes, pero hay otros muchos ejemplos:

• Hospitales: Los códigos de barras 2D son una gran opción para etiquetar pequeños frascos, medicamentos y paquetes con información pertinente, que son cruciales para la seguridad del paciente, y pueden utilizarse en formas muy novedosas como el seguimiento de los recién nacidos en las guarderías, por ejemplo.
• Escuelas y universidades: Los códigos de barras adheridos a los activos reducen el tiempo necesario para realizar las auditorías de fin de año y evitan que se acumulen activos fantasma.
• Instituciones financieras: En el sector bancario, hay que contabilizar cientos de artículos de inventario, y un sistema de código de barras puede agilizar los pedidos y la recepción, reduciendo los nuevos pedidos innecesarios y las costosas cancelaciones.
• Organismos públicos: La gestión de activos es crucial para las organizaciones e instituciones públicas, cuyo dinero para la gestión de activos es limitado y depende mucho de mantener registros precisos de la ubicación y el estado de los mismos.

• Instalaciones de ocio: Las empresas que requieren mucho inventario frontal (como Top Golf o las boleras) no pueden permitirse que el inventario se pierda o deje de funcionar sin previo aviso, porque la satisfacción del cliente recibiría un duro golpe que puede ser a veces fatal para el negocio.
• Publicidad: Se utilizan los códigos QR para interactuar con los clientes potenciales de forma interactiva e inventiva, transportarlos a una página web de aterrizaje, que capturará su atención ofreciendo información de útil, cupones u ofertas directamente en sus smartphone.

Mira: Beneficios de una impresora de códigos de barras para una PYME

Conclusión

La tecnología de códigos de barras es lo suficientemente flexible para que sus usos no se limiten a las necesidades y a la imaginación de las empresas.

Tareas tan básicas como rastrear el movimiento del inventario desde su génesis como materia prima hasta un producto terminado, o una forma de seguir la productividad de los empleados mediante indicadores clave de rendimiento, puede hacerse con la tecnología de códigos de barras.

Ahora que el diseño, la impresión y la aplicación de códigos de barras a través de impresoras de etiquetas es más fácil que nunca, una empresa que adopte esta tecnología tendrán una ventaja competitiva decisiva sobre las que todavía se niegan a dar el salto.