Guía de compra: Cómo elegir el lector de código de barras más adecuado para tu empresa

El primer paso para encontrar el mejor escáner es determinar tus necesidades individuales:

• ¿Dónde se va a utilizar el escáner? ¿Es un entorno difícil?
• ¿Con qué frecuencia se utilizará?
• ¿Qué tipo de códigos de barras vas a leer?
• ¿Cómo se utilizará el escáner?
• ¿Podrá permanecer conectado a un ordenador?

Saber cómo quieres utilizar el escáner puede ayudarte a elegir el tipo, el factor de forma y otras características que necesitarás. Comprender cada una de estas variables te ayudará a seleccionar el mejor escáner para tus necesidades.

¿Cuándo y dónde utilizar un escáner de códigos de barras?

El concepto del código de barras fue desarrollado por Norman Joseph Woodland, que dibujó una serie de líneas en la arena para representar el código Morse, y Bernard Silver. En 1966 se concedió la patente y NCR se convirtió en la primera empresa en desarrollar un escáner comercial para leer la simbología del código de barras. Un paquete de chicles Wrigley's fue el primer artículo escaneado, en el supermercado Marsh's de Troy, Ohio, ciudad natal de NCR.

Existe una amplia gama de aplicaciones para los lectores de códigos de barras. Los dispositivos de este tipo se utilizan ampliamente en todos los sectores, desde el escaneado de puntos de venta minoristas hasta la gestión de activos en oficinas y la supervisión en fábricas de programas de mantenimiento preventivo y reparaciones. Incluso, para la gestión de activos, el control de inventarios, el mantenimiento y la reparación, y otras necesidades de escaneado.

Los dos tipos de códigos de barras más generalizados son:

• Unidimensionales (1D): son una serie de líneas utilizadas para almacenar información de texto, como el tipo de producto, el tamaño y el color. Aparecen en la parte superior de los códigos universales de producto (UPC) que se utilizan en los envases de los productos, para ayudar a rastrear los paquetes a través del Servicio Postal de EEUU, así como en los números ISBN de la contraportada de los libros.
• Bidimensionales (2D): Son más complejos y pueden incluir más información que el simple texto, como el precio, la cantidad e incluso una imagen. Por ese motivo, los escáneres de códigos de barras lineales no pueden leerlos, aunque los teléfonos inteligentes y otros escáneres de imágenes sí.

Los sectores que utilizan con frecuencia escáneres de códigos de barras son:

• Almacenamiento y logística: Los códigos de barras y los escáneres de códigos de barras desempeñan un papel vital en el sector de los almacenes, ya que ayudan a los trabajadores a hacer un seguimiento de las existencias, agilizar los procedimientos y tomar decisiones de compra más informadas.
• Militar: El sector militar cumple normas estrictas y utiliza sofisticados sistemas de seguimiento de activos, respaldados por escáneres de códigos de barras, para controlar todos los activos bajo su supervisión.
• Energía: El sector del petróleo y el gas debe mantener registros precisos para el mantenimiento de los equipos y el uso eficiente de los activos, tanto en la empresa como sobre el terreno. Los trabajadores de campo suelen emplear escáneres de códigos de barras industriales para centralizar el seguimiento de los activos y el mantenimiento de registros.
• Servicios públicos: Los servicios públicos deben controlar una amplia variedad de activos interiores y exteriores, así como gestionar grandes cantidades de datos relativos a cada activo. Si tienes el escáner de código de barras adecuado, podrás hacer un seguimiento más fácil de los postes, contadores, transformadores y otros equipos de los servicios públicos.
• Telecomunicaciones: Las empresas de telecomunicaciones y cable, al igual que sus homólogas de los sectores del petróleo y el gas y de los servicios públicos, poseen un enorme inventario de activos repartidos por las regiones a las que prestan servicio. Mantener registros precisos de todos estos activos y recursos es una tarea difícil que requiere sofisticados sistemas de supervisión de activos. Como pasan la mayor parte del tiempo trabajando al aire libre en todo tipo de condiciones meteorológicas, los técnicos de campo necesitan escáneres de códigos de barras industriales para hacer un seguimiento de sus equipos.
• Industrial: El sector manufacturero tiene una necesidad crítica de mantenimiento y reparación preventivos y correctivos, lo que exige una atención constante a la maquinaria y el registro de los procedimientos rutinarios de mantenimiento. Un escáner de códigos de barras fiable puede ayudar a una empresa de fabricación a seguir el ritmo de las tareas de mantenimiento, localizar rápidamente los componentes necesarios, ponerse en contacto con los proveedores y reponer el inventario, entre otros usos.
• Comercio minorista, educación, administración pública y otras industrias: Los escáneres de códigos de barras son útiles en muchos campos distintos de la fabricación y la logística, como el comercio minorista, la educación y la administración pública. Aunque los lectores de códigos de barras se asocian más comúnmente con aplicaciones de control de inventario y TPV (punto de venta) en el sector minorista, también se utilizan ampliamente en otras industrias para el seguimiento de activos de gran valor y la supervisión del uso de recursos.

A continuación, un resumen de aplicación por industria: 

Tipos de escáneres de códigos de barras

Una de las consideraciones más importantes a la hora de elegir un escáner es el tipo de motor de escaneado que tiene. Esto viene determinado en última instancia por el tipo de códigos de barras que vayas a escanear y por la agresividad del ambiente donde operará el lector que vayas a necesitar. 

Los motores de escaneado se clasifican en tres tipos:

• Láser: Es el tipo de escáner más conocido. Lee la reflectancia de los espacios en blanco y negro de un código de barras mediante un láser de diodo rojo. Los escáneres láser sólo pueden leer códigos de barras lineales ordinarios (1D), pero son la alternativa menos cara. Dependiendo del tamaño del código de barras, los escáneres láser estándar pueden leer desde unos pocos centímetros hasta uno o dos metros de distancia. Hay otros escáneres láser de largo alcance, como el Zebra LS2208, que pueden leer grandes etiquetas reflectantes a una distancia de hasta 35 pies.
• Lector de imágenes lineal: Los escáneres de imágenes lineales, como los escáneres láser, sólo pueden leer códigos de barras 1D. En lugar de escanear la luz reflejada del láser, fotografían el código de barras. A continuación, analizan la imagen para extraer información de la codificación. Los lectores de imágenes lineales, se han convertido en un excelente sustituto de los escáneres láser, ya que sus rangos de lectura y sus precios han convergido. En comparación con los láseres, un lector lineal de imágenes también lee mejor los códigos mal escritos o rotos. Un lector de imagen lineal será una magnífica elección para aplicaciones que necesiten un escáner más agresivo al mismo coste.
• Lector de imágenes para zonas 2D: Los lectores de imágenes 2D completas, al igual que las lineales, recogen una imagen para su análisis. Sin embargo, a diferencia de los escáneres sólo lineales, estos escáneres pueden leer cualquier forma de código de barras. Un lector de imágenes 2D puede leer códigos de barras 1D, apilados y 2D. Otra ventaja de estos lectores de imágenes es que la orientación del código de barras es irrelevante durante la lectura. Con los láseres y los generadores de imágenes lineales, la indicación debe alinearse horizontalmente a lo largo del código de barras. Un lector de imágenes 2D captura una imagen más detallada y es más inteligente, lo que te permite leer un código desde cualquier ángulo. Esto permite una lectura más rápida con menos puntería. Las lectoras de imágenes 2D, como la Zebra DS2208, pueden escanear códigos de barras desde cualquier superficie, incluso desde la pantalla de un teléfono o un monitor. Las lectoras de imágenes 2D son cada vez más populares en todos los sectores para acelerar las aplicaciones de escaneado y aumentar las formas en que se emplean los códigos de barras debido a sus capacidades mejoradas y a su lectura agresiva.

Consideraciones importantes

Hay que tener en cuenta diversos aspectos a la hora de seleccionar el escáner de códigos de barras más adecuado. Por ejemplo:

• ¿Piensas utilizar los lectores de códigos de barras principalmente en interiores o en exteriores? Aunque la mayoría de los escáneres de códigos de barras requieren una luz brillante y uniforme, otros pueden funcionar perfectamente con luz solar indirecta o poca luz. Comprueba siempre las especificaciones de iluminación de los modelos de escáner que estés pensando en comprar, sobre todo si tu aplicación implica escanear con poca luz o en exteriores.
• ¿En qué medida trabajas con distintas simbologías de códigos de barras? Un escáner de códigos de barras que pueda leer códigos de barras dañados o descoloridos es esencial si trabajas habitualmente con este tipo de códigos. Más concretamente, los códigos de barras 1D, los códigos de barras 2D y los códigos de barras postales son sólo algunos de los tipos básicos de simbologías. Algunos escáneres no pueden leer determinadas simbologías.
• ¿Con qué frecuencia e intensidad se utilizará este aparato? Consideraciones como la duración de la batería y la conectividad por cable adquieren relevancia si tu aplicación empresarial exige un escaneado continuo durante largos periodos de tiempo. Además, algunos escáneres de códigos de barras pueden hacer hasta 60 fotos por segundo, lo que permite un escaneado instantáneo y sin interrupciones. Esta funcionalidad es esencial para cualquier lector de códigos de barras utilizado en una aplicación que exija el escaneado de cientos o miles de códigos de barras cada día.
• ¿Tu producto está diseñado para ser utilizado en condiciones peligrosas? Elegir un escáner de códigos de barras que resista las inclemencias del tiempo es importante si vas a utilizarlo en situaciones poco ideales, como escanear productos congelados o que se guardan en el exterior bajo la lluvia y el viento.
• ¿En qué rango necesitas escanear? No siempre es posible escanear un código de barras sosteniendo un dispositivo portátil a pocos centímetros del código. Considera las necesidades de distancia de escaneado de los tipos de escáner que estás evaluando para estos usos.

La mayoría de nosotros estamos familiarizados con los escáneres básicos de tipo pistola y los que se ven en los establecimientos minoristas y supermercados. Hay cinco factores de forma de escaneado básicos, y cada uno ofrece ventajas en función de tu aplicación y de cómo quieras utilizar el escáner.

• Portátil: Son, con diferencia, el tipo de escáner más popular y su uso es bastante sencillo. Basta con apuntar con el escáner al código de barras y pulsar el botón. La mayoría de los dispositivos, como el Motorola LS2208, también tienen un soporte para utilizarlo como manos libres. También hay escáneres de mano inalámbricos para eliminar el lío de cables y aumentar la movilidad.
• Escáneres de presentación: El Zebra DS9208 es un ejemplo. Están pensados para colocarse sobre un mostrador y no necesitan ser cogidos ni manipulados. Estos escáneres están diseñados para escanear con las manos libres y no necesitan ser activados para leer. Del mismo modo, a diferencia de los escáneres portátiles, los escáneres de presentación ofrecen grandes áreas de escaneado que eliminan la necesidad de apuntar. Estos escáneres se ven a menudo en las cajas de los comercios porque pueden escanear rápidamente un gran número de productos. Sólo tienes que colocar el código de barras delante del escáner y éste lo leerá por ti.
• Ordenador móvil: Aunque los ordenadores portátiles consiguen más que los simples escáneres, también proporcionan total independencia, ya que el PC y el escáner se combinan en una sola unidad. Mientras que otros escáneres deben estar conectados a un PC, los ordenadores móviles como el Honeywell CT60 pueden desplazarse libremente mientras guardan datos en la memoria interna o se comunican a través de redes Wi-Fi y celulares (WAN). Los ordenadores móviles son útiles para aplicaciones como la gestión de inventarios y la supervisión de activos que exigen movilidad real.
• En mostrador: Los escáneres de mostrador son similares a los escáneres de presentación en que el código de barras simplemente se muestra delante del lector; sin embargo, están diseñados para empotrarse en un mostrador. Sin duda habrás visto este tipo de escáneres en tiendas de comestibles y líneas de cajas de autoservicio. Unidades como el Datalogic Magellan 8300 son fáciles de usar para cualquier usuario. Muchas variantes tienen además balanzas integradas para dar servicio completo a una línea de punto de venta.
• Montaje fijo: Un escáner fijo es más especializado que las otras variedades, ya que está diseñado para incorporarse a un sistema automatizado más grande. Estos escáneres están diseñados para colocarse en una línea transportadora o en un quiosco y no tienen un disparador o botón de escaneado tradicional. Estos escáneres suelen estar constantemente encendidos o se activan mediante sensores o controladores externos. Los escáneres fijos, como el Microscan MS-9, están disponibles en una variedad de velocidades para manejar incluso líneas de montaje de velocidad extremadamente alta sin necesidad de intervención humana.

Términos y clasificaciones

Tal y como he comentado antes, la mayoría de los escáneres de códigos de barras se dividen en función de su tecnología de escaneado, tal como: los escáneres de códigos de barras láser y los lectores de imágenes. Sin embargo, también puedes encontrar escáneres de códigos de barras clasificados según su uso previsto. Por ejemplo: TPV (punto de venta), industriales, entre otros tipos, o por su factor de forma: inalámbricos y portátiles.

Los escáneres de códigos de barras pueden dividirse en varias categorías distintas. El siguiente glosario resume parte de esa terminología.

1. La expresión "escáner de códigos de barras" se utiliza para describir una amplia gama de lectores de códigos de barras que pueden utilizarse con una sola mano. Varios de estos escáneres incluyen un sistema de activación que permite a los usuarios simplemente apuntar y escanear. Existen escáneres de códigos de barras manuales con cable o inalámbricos; estos escáneres pueden capturar códigos de barras utilizando un láser o tecnología de imagen y pueden escanear códigos 1D, 2D y postales.
2. Los códigos de barras unidimensionales (1D) son los únicos que admiten los escáneres láser de códigos de barras. Para leer el código de barras, estos escáneres mueven un haz de luz láser de un lado a otro sobre él. Un fotodiodo detecta la cantidad de luz reflejada por el código de barras, y un descodificador lee las formas de onda resultantes para determinar la información contenida en el código de barras. Posteriormente, los datos se transmiten a tu fuente informática a través del escáner de código de barras de la forma habitual.
3. Los escáneres de imágenes, también conocidos como lectores de códigos de barras de imágenes, toman fotografías de los códigos de barras en lugar de utilizar un láser para descifrarlos. Las capacidades de procesamiento digital de imágenes permiten descifrar los códigos de barras de las etiquetas de los productos.
4. Los lectores de códigos de barras que pueden utilizarse de forma inalámbrica o sin cable de alimentación dependen de una batería recargable. Estos lectores de códigos de barras pueden ser láser o de imagen. La duración media de la batería de este tipo de escáner de códigos de barras es un factor importante en el que pensar al hacer la compra. Querrás un lector de códigos de barras con una batería de larga duración si tus exigencias de escaneado requieren que tus trabajadores pasen largos periodos de tiempo sobre el terreno lejos de una fuente de carga.
5. Algunos lectores de códigos de barras se clasifican como escáneres de códigos de barras industriales. Esto suele significar que el escáner está fabricado con polímeros resistentes y otros materiales que le permiten funcionar en condiciones poco ideales o severas. Estos escáneres también pueden recibir una clasificación de protección contra la penetración (clasificación IP), una clasificación global de la electrónica basada en su resistencia al polvo, la humedad y otros riesgos ambientales.
6. Escáneres de códigos de barras omnidireccionales En lugar de utilizar un único láser direccional, los escáneres de códigos de barras omnidireccionales utilizan una complicada matriz interconectada de láseres para crear un patrón de cuadrícula mixta. Aunque los escáneres de códigos de barras omnidireccionales siguen siendo escáneres láser, pueden leer códigos de barras 1D y 2D gracias a su campo de visión de 360 grados.

Puntos clave que debes considerar

Ahora puedes empezar a centrarte en los modelos de escáner que mejor se adaptan a tus necesidades gracias a que conoces los criterios que utiliza tu aplicación. Puedes acotar tu búsqueda de tu escáner ideal teniendo en cuenta algunas características y cualidades clave, tales como:

1. Escáneres con cable vs. sin cable: Si tu aplicación requiere el uso en la planta o en varias instalaciones, y tus empleados no siempre van a estar cerca de una toma de corriente, lo mejor es un escáner inalámbrico.
2. Durabilidad: Busca un escáner de códigos de barras con una clasificación IP de IP54 o IP65, que indica que el aparato sobrevivirá al polvo, las salpicaduras de agua o los chorros de agua procedentes de numerosas direcciones, y seguirá funcionando con normalidad. Para soportar las condiciones más extremas, busca un escáner portátil construido específicamente para tu entorno de trabajo diario.
3. Conectividad: La transmisión de datos a un sistema de inventario u otra base de datos o aplicación es posible gracias a su conectividad Bluetooth.
4. Capacidades de escaneado: Elige un escáner de códigos de barras que pueda leer todas las simbologías que utiliza tu empresa, ya sea 1D, 2D o QR.
5. Funcionalidad: Los escáneres de imagen son más sofisticados que los escáneres láser y suelen ofrecer más capacidades de escaneado.
6. Escaneado omnidireccional: Si decides utilizar un escáner láser, asegúrate de elegir uno que pueda escanear en todas las direcciones. Esto indica que es probable que tu escáner pueda leer códigos de barras 2D.
7. Compatibilidad con sistemas operativos y software: varios lectores de códigos de barras son compatibles con sistemas operativos móviles populares como Android. Por ejemplo, algunos escáneres ya vienen con software preinstalado, mientras que otros proporcionan kits de desarrollo de software (SDK, Software Development Kit) que permiten a las empresas crear sus propias aplicaciones de escaneado. No todos los escáneres son compatibles automáticamente con Windows o iOS; algunos lo son tras la instalación de un controlador independiente.
8. Distancia de exploración: La distancia a la que un escáner de códigos de barras puede leer un código de barras determinado se conoce como distancia de escaneado; este valor varía en función de la simbología utilizada para crear el código de barras. Un código de barras 1D, por ejemplo, puede descodificarse desde una distancia de 10-12 pulgadas utilizando un escáner de códigos de barras, pero las simbologías PDF417 y Postal pueden necesitar una distancia más corta.
9. Conexión en red: Los escáneres en red son ideales si tu proyecto requiere que varios escáneres se comuniquen con un concentrador central. Esto simplifica la administración de los dispositivos y reduce los gastos de configuración.
10. Condiciones medioambientales: Iluminación ambiental, temperatura de funcionamiento y temperatura de almacenamiento. Los escáneres tienen otros parámetros de uso óptimo además de la clasificación IP, que especifica la durabilidad. Si tus exigencias de escaneado requieren un funcionamiento en condiciones de poca o mucha luz, o a temperaturas superiores o inferiores a la media, estos factores deben tenerse en cuenta.
11. Velocidad de lectura: El escaneado rápido y continuo es una necesidad absoluta para el escaneado a gran escala, así que asegúrate de que el escáner de códigos de barras que compres tenga esa característica. Las velocidades de escaneado de 60 a 120 imágenes por segundo son habituales en algunos escáneres de códigos de barras, lo que permite un uso continuo con poco o ningún tiempo de inactividad.
12. Garantía y soporte técnico: La mayoría de los escáneres tienen entre uno y cinco años de garantía. Si trabajas en condiciones que no son óptimas, un periodo de garantía más largo te beneficiará. Es importante elegir un lector de códigos de barras de fabricantes con un buen servicio de atención al cliente y una buena garantía de reparación.
13. Interfaz de usuario: Una interfaz de usuario fácil de usar es esencial para un lector de códigos de barras. Asegúrate de elegir un lector con una pantalla táctil o una interfaz de usuario intuitiva.
14. Certificaciones: Asegúrate de elegir un lector de códigos de barras que cumpla con las regulaciones y certificaciones necesarias para tu industria, como las normas de seguridad, de medio ambiente, o de calidad.
15. Diseño: Los lectores de códigos de barras pueden ser mano libre o portátiles. Asegúrate de elegir un diseño que se ajuste a tus necesidades.

Coste estimado de un lector de códigos de barras

El precio de los escáneres de códigos de barras puede variar mucho en función de las funciones y capacidades que ofrezcan. Los escáneres de captura de imágenes suelen ser más caros que los escáneres láser, mientras que los lectores omnidireccionales son más caros que sus homólogos de láser.

Esto está en consonancia con la capacidad de escaneado, ya que los escáneres omnidireccionales y los de captura de imágenes pueden descodificar códigos de barras 1D y 2D, pero los escáneres láser sólo pueden descodificar códigos de barras 1D.

El precio de los escáneres de uso habitual puede oscilar entre 200 y 600 €.

Los costes también se ven afectados por otros factores, como la durabilidad. Sin embargo, la utilidad y durabilidad de los escáneres de códigos de barras más caros -los fabricados para su uso sobre el terreno y en entornos hostiles- hacen que la inversión merezca la pena. El más caro de estos escáneres puede costarte 2.000 €. Entre la zona de 500 € y 1.200 €, puedes encontrar algunas versiones menos robustas, pero no por ello menos resistentes.

Conclusión

Aunque los códigos de barras se diseñaron en un principio para acelerar el ritmo de los intercambios monetarios, ahora se ha demostrado que ofrecen ventajas adicionales a las empresas, como:

• Utilizar un código de barras para procesar la información es más preciso que teclear manualmente la información, lo que puede ser propenso a errores.
• Gracias al rápido procesamiento, se puede acceder instantáneamente a datos como los niveles de existencias y las cifras de ventas.
• Hay menos necesidad de instruir a los trabajadores sobre cómo manejar el escáner de código de barras debido a su diseño intuitivo. Los códigos de barras también han hecho que los trabajadores tengan que aprender y recordar mucho menos.
• Es posible mejorar la gestión del inventario mediante el uso del escaneado y seguimiento de códigos de barras, lo que permite un recuento más preciso y un cálculo más exacto de la rotación del inventario. Con este tipo de previsión, las empresas pueden reducir el tamaño de sus existencias.
• Los códigos de barras se pueden crear rápida y fácilmente, y se puede establecer un sistema de códigos de barras con un desembolso mínimo de tiempo y dinero. Podemos empezar a ver el ahorro potencial prácticamente de inmediato.

Así que, tanto si acaba de empezar como si está buscando una actualización, espero que esta guía completa puede ayudarte elegir el lector más adecuado para tu empresa.

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