Elegir un escáner de código de barras adecuado para tu empresa puede, sin dudas, resultar abrumador. Hay cientos de modelos disponibles, cada uno diseñado con un conjunto diferente de características para adaptarse a diversas especificaciones o necesidades empresariales.

Tanto si necesitas un escáner de código de barras para las compras en un punto de venta, gestionar inventarios, realizar operaciones de campo o cualquier otro propósito, la elección adecuada del escáner de código de barras es una decisión crucial e importante.

Es por ello que hemos elaborado esta guía para ayudarte a conseguir el éxito a la hora de elegir un lector de código de barras para tu empresa.

1— Escáner de imagen vs. Escáner láser

Existen diversos tipos de lectores de códigos de barras. Aunque debes entender los requisitos de aplicación exclusivos de tu empresa antes de seleccionar un escáner de códigos de barras adecuado, es útil primero tener algunos conocimientos sobre los principales tipos de dispositivos de escaneo.

Los escáneres de códigos de barras se pueden clasificar de varias maneras, como: manos libres, de montaje fijo, terminales de datos portátiles, escáneres de códigos de barras tipo bolígrafo o varilla, etc. Además de estas categorías, la mayoría de los lectores de códigos de barras pueden clasificarse como lectores de códigos de barras de captura de imágenes o escáneres de láser.

  • Escáneres láser: Son el tipo más común de escáneres de códigos de barras. Los modelos disponibles suelen ser rentables, aunque a menudo sólo leen códigos de barras 1D estándar. Un escáner láser de código de barras utiliza un diodo rojo para leer las marcas de código de barras en blanco y negro de una etiqueta de código de barras. Estos escáneres láser tienen un patrón de lectura lineal u omnidireccional. En el caso de los lectores omnidireccional, tienen un área de lectura más amplia y no requieren que el usuario tenga el escáner perfectamente centrado sobre el código de barras en el ángulo correcto, lo que hace que sean más funcionales para mayor variedad de aplicaciones que los escáneres con patrón de lectura lineal.
  • Escáneres de imagen: Son más sofisticados que los escáneres láser. En este caso, en lugar de utilizar un láser, utilizan la tecnología de captura de imágenes para escanear los códigos de barras; así como, una funcionalidad de procesamiento de imágenes digitales para decodificarlos. Esta tecnología es más costosos, aunque tienen una amplia gama de precios.

Las aplicaciones móviles de escaneo de códigos de barras son otra opción, en la que un teléfono inteligente o una tableta se convierten en lectores de códigos de barras mediante el uso de una aplicación previamente descargada.

Muchas de estas aplicaciones móviles permiten a los usuarios escanear múltiples simbologías, tales como: códigos 1D, 2D y QR, entre otras.

Si tu empresa cuenta con un programa BYOD (Bring Your Own Device) u ofrece dispositivos móviles proporcionados por la empresa, puede que merezca la pena considerar una aplicación de escaneo de códigos de barras si cumple con tus requisitos. Con esta opción, los empleados sólo tienen que gestionar un dispositivo en lugar de un dispositivo móvil y un escáner de códigos de barras.

2— Definir los requisitos de la empresa

Conocer los requisitos exclusivos de aplicación de tu empresa es una de las consideraciones más importantes a la hora de elegir un escáner de código de barras.

Las empresas de servicios públicos, por ejemplo, necesitan escáneres de códigos de barras resistentes y duraderos que puedan soportar los elementos climáticos del exterior. Los almacenes, por su parte, pueden tener varios tipos de escáneres de códigos de barras que se adapten a diferentes propósitos, como escáneres de códigos de barras para interiores capaces de escanear rápidamente el inventario y modelos más duraderos para usar en los muelles de carga.

Algunas empresas pueden necesitar escáneres de códigos de barras que puedan funcionar en condiciones de poca luz o modelos inalámbricos que permitan a los trabajadores capturar datos de forma rápida y sencilla sobre el terreno o en todo el edificio.

La siguiente lista de comprobación te ayudará a definir los requisitos específicos de tu empresa:

  • ¿Necesita un escáner de código de barras para uso en interiores, exteriores o ambos?Las empresas con aplicaciones en el exterior deben buscar escáneres de códigos de barras de gran durabilidad. Quizás pueda ayudarte la clasificación IP, utilizada por los militares para definir la durabilidad de los dispositivos. Por ejemplo, IP54 o IP65 indica que un escáner de códigos de barras es capaz de soportar fuerte exposición al polvo, salpicaduras de agua y otros riesgos ambientales.
  • ¿Qué simbología hay que escanear? Las etiquetas de activos y los códigos de barras se pueden imprimen diferentes tipos de simbologías, desde 1D y 2D hasta PDF417, Postal, OCR, DPM y otras. Mientras que algunos escáneres de códigos de barras tienen una amplia gama de capacidades de descodificación, otros sólo funcionan con simbologías estándar 1D y 2D.
  • ¿Con qué frecuencia se utilizarán los escáneres de códigos de barras? En este punto debes preguntarte: ¿necesito escanear cientos de activos a la vez en rápida sucesión, o su actividad de escaneo es más limitada? La cuestión es que algunos lectores son capaces de escanear de forma rápida y continua —hasta 60 o 120 imágenes por segundo—, mientras otros necesitan varios segundos para procesar cada escaneado.
  • ¿Cómo es tu entorno de trabajo? Incluso las aplicaciones de interior pueden exponer tus dispositivos de lectora de códigos de barras a materiales potencialmente dañinos como el polvo pesado, la suciedad, los productos químicos o la humedad. Si tienes una aplicación de escaneado en interiores con condiciones potencialmente peligrosas, opta por un modelo más duradero con una clasificación IP54 o IP65.
  • ¿Cuál es tu distancia de escaneado habitual? Debes preguntarte: ¿necesito escanear carteles colgados en el techo de la instalación o activos a pocos metros o centímetros del usuario? De nuevo, algunos escáneres de códigos de barras son capaces de leer ciertas simbologías a una distancia mayor que otras. Por ejemplo, un escáner puede ser capaz de decodificar códigos de barras 1D desde varios metros, pero requiere una proximidad de unos pocos centímetros para decodificar códigos de barras 2D. Por otro lado, los escáneres de códigos de barras de largo alcance son adecuados para usarse en almacenes y/o aplicaciones similares, ya que permiten al personal escanear códigos de barras desde el suelo hasta el techo. 
  • ¿Qué grado de movilidad tienen tus trabajadores y qué dispersión tienen tus activos? Si el personal de tu empresa tiene que desplazarse por todo el edificio o las instalaciones para escanear activos durante toda la jornada laboral, entonces un escáner de código de barras inalámbrico es la mejor opción. En cambio, para aplicaciones de venta al por menor o similares, un escáner de códigos de barras fijo puede ser más que suficiente.

Finalmente, una vez que hayas definido los requisitos de tu empresa, entonces puedes evaluar los diferentes modelos de lectores de códigos de barras con más detalle para comparar sus especificaciones más importantes.

3— Movilidad y conectividad bluetooth

Si ya has definido los requisitos de tu empresa, entonces ya sabes si necesitas un escáner de código de barras inalámbrico. Aunque los escáneres inalámbricos son prácticos, no todos ofrecen la misma funcionalidad. Sin embargo, un lector inalámbrico funcionará sin necesidad de estar atado a una fuente de alimentación, aunque puede que no transmita los datos de forma inalámbrica a su base de datos central.

Esto significa que tu personal podrá desplazarse por tus instalaciones o por el área de trabajo y capturar datos, normalmente con un límite de almacenamiento. Todos los datos almacenados se pueden cargar posteriormente al conectar el dispositivo. La carga oportuna de los datos en el dispositivo es clave para evitar conflictos con el inventario y otros errores derivados de datos contradictorios capturados en dos dispositivos al realizar escaneado manual.

Si buscas una solución que permita a tu personal capturar datos sobre la marcha y que esos datos se transmitan y actualicen automáticamente en una base de datos central, necesitas un escáner de códigos de barras con Bluetooth.

4 — Requisitos de alimentación y carga

También tendrás que tener en cuenta los requisitos de alimentación. Las empresas con operaciones de campo pueden tener técnicos de campo durante turnos de 10 o 12 horas. Evalúa cuidadosamente la duración de la batería de los escáneres de códigos de barras portátiles teniendo en cuenta la frecuencia media de escaneado. Si el escaneo es poco frecuente, un escáner de códigos de barras portátil puede conservar la carga de la batería durante varias horas más que un escáner utilizado para el escaneo rápido a través de un turno.

Algunos escáneres de códigos de barras tienen baterías de larga duración que están diseñadas para un uso más prolongado en aplicaciones de campo o cuando la recarga a mitad de turno es un inconveniente. Si encuentras un escáner de código de barras que cumple tus requisitos pero tiene una duración limitada de la batería, habilitar baterías de reserva con tus técnicos de campo es una forma de solucionar este problema.

5 — Compatibilidad con el software y funcionalidad adicional

Los escáneres de códigos de barras van desde simples escáneres láser que se limitan a descodificar y transmitir datos hasta sofisticados terminales de datos con opciones de introducción de datos mediante teclado y otras funcionalidades. Algunos funcionan con los mismos sistemas operativos que los dispositivos móviles, como el sistema operativo Android, mientras que otros tienen plataformas propias. Algunos escáneres de códigos de barras permiten a las empresas desarrollar sus propias aplicaciones personalizadas a través de un SDK (kit de desarrollo de software), lo que hace que las opciones sean prácticamente ilimitadas.

La compatibilidad con tus aplicaciones de software existentes debe ser una consideración clave a la hora de elegir un lector de código de barras.

Un software que se integre con tu software de gestión de activos significa que podrás migrar y transmitir datos sin problemas para obtener una visión general más actualizada y mejor de los activos de tu organización. Algunos escáneres de códigos de barras permiten conectar varias unidades portátiles con la misma unidad base, lo que agiliza la gestión de los dispositivos y reduce los costes de implementación.

Por último, la garantía de los dispositivos deben ser una de las principales consideraciones a la hora de comparar los escáneres de códigos de barras.

La mayoría ofrece garantías de varios años, pero es conveniente comparar los detalles. Algunos modelos ofrecen una garantía que se cumple a partir de la fecha de envío y no de la fecha de recepción o activación, mientras que otros ofrecen una garantía más larga para el dispositivo de fábrica con una cobertura más corta para los accesorios.

Aunque las opciones pueden parecer abrumadoras y las especificaciones complejas, tomarse el tiempo necesario para evaluar cuidadosamente las necesidades de su empresa y seleccionar el escáner de códigos de barras adecuado es un tiempo bien invertido.

El escáner de código de barras adecuado aumentará la productividad de tu equipo, mejorará los procesos de recogida y análisis de datos y aumentará la eficacia general de tu empresa.

Conclusion

Las soluciones de seguimiento de activos permiten a las organizaciones optimizar los procesos de trabajo, agilizar la recopilación de datos, simplificar la gestión del inventario, gestionar mejor los recursos y obtener un mayor control de las operaciones de mantenimiento. Pero los códigos de barras, las etiquetas de activos y otras etiquetas de seguimiento de activos son sólo una parte de la solución.

Sin un escáner de códigos de barras, la información codificada en una etiqueta de código de barras es ilegible e inutilizable.

Un escáner de códigos de barras sirve como una poderosa herramienta de captura de datos que reduce drásticamente el tiempo necesario para capturar y documentar la información importante sobre los activos de tu empresa.

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