El tiempo es un bien escaso en una empresa en crecimiento, por lo que vale la pena operar con la mayor eficiencia posible. Esto se extiende a la gestión del inventario, que a menudo puede absorber cantidades desmesuradas de tiempo.

Los códigos de barras son una forma sencilla de mejorar tu capacidades de gestión de inventario; además de mejorar la precisión de tus registros de inventario, permitiendo actualizaciones en tiempo real y, sobre todo, hacen que el proceso de introducción de datos sea lo más sencillo posible.

¿En qué consiste el código de barras?

En su forma más simple, un código de barras es una imagen que representa una cadena de números y letras.

En un típico código de barras "unidimensional", los números y las letras se representan mediante rayas. Los códigos de barras bidimensionales, en cambio, utilizan un complejo algoritmo para representar una mayor cantidad de información, normalmente en un espacio cuadrado o circular.

Aunque las grandes empresas suelen contar con elaborados sistemas de seguimiento del inventario, que incluyen escáneres de códigos de barras integrados, la implantación de códigos de barras sólo tiene que suponer una inversión mínima en nueva tecnología. De este modo, solo necesitarás un escáner de códigos de barras e, idealmente, una impresora de etiquetas. Los códigos de barras pueden generarse instantáneamente para uso interno, aunque si tiene intención de codificar los productos para su venta a otros minoristas, podría ser prudente utilizar un código de barras acreditado de un proveedor estandarizado como GS1.

Mira: ¿Cómo comprar un escáner de código de barras?

Una vez generados los códigos de barras para cada activo SKU (Stock Keeping Unit) puedes utilizarlos en el etiquetado de los productos existentes o producir nuevas etiquetas de códigos de barras.

Uso de códigos de barras con el software de gestión de inventarios

La compatibilidad con los códigos de barras es una característica común (pero no universal) en el software de gestión de inventarios.

Cuando se escanea un código de barras, el software de gestión de inventarios debe hacer coincidir la información del código de barras con un específico producto o artículo inventariado dentro de la base de datos de inventarios de tu empresa.

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Simplificando la gestión de una PYME

La principal ventaja de utilizar códigos de barras en una pequeña empresa (o, de hecho, en cualquier empresa) es el ahorro de tiempo.

Los propietarios de una empresa y su personal clave suelen dedicar mucho tiempo a introducir las referencias de activos y productos en los sistemas de gestión de inventario y contabilidad, en muchos casos en detrimento de funciones empresariales más productivas.

Los códigos de barras también reducen la frecuencia de los errores en el registro del inventario.

Dado que los errores cometidos al registrar la información de inventario pueden contribuir a la pérdida de ventas, al exceso de inventario o incluso a la escasez de existencias, cometer menos errores tendrá un impacto directo en la rentabilidad y la capacidad de crecimiento de su empresa.

Sin el código de barras, es mucho más difícil operar un sistema de gestión de inventario en tiempo real.

Un sistema de gestión de inventarios en tiempo real te permite gestionar toda la cadena de suministro de tu empresa, desde el pedido de materias primas hasta la distribución. El control de inventario en tiempo real también registra y asigna los costes en cada etapa, simplificando la contabilidad y los informes fiscales.

En una PYME, el control de inventario en tiempo real es una herramienta esencial para la continuidad del negocio.

Por ejemplo, sin un código de barras, si la persona que procesa los movimientos de inventario está con retraso, de baja o no está disponible, entonces existe el riesgo de que el registro del inventario no se mantenga al día con los niveles de inventario disponibles en almacén.

Finalmente, el código de barras también puede contribuir a la estrategia de gestión de riesgos de una pequeña empresa.

Por ejemplo, los pequeños fabricantes de alimentos y bebidas están sujetos a las mismas normas de seguridad alimentaria que las grandes empresas, pero disponen de muchos menos recursos en caso de que algo vaya mal. El código de barras puede mejorar la precisión de los registros de inventario. Además puede utilizarse para garantizar la trazabilidad desde las materias primas hasta cada lote de producto acabado. Y en caso de retirada de productos o de problemas de seguridad alimentaria, el uso de códigos de barras puede reducir considerablemente la carga administrativa.

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