Consumibles: Riesgos de usar los consumibles equivocados

Mientras que los consumibles para la impresión de códigos de barras pueden parecer una simple parte de un negocio, el uso de los suministros equivocados puede traer implicaciones de gran alcance.

Lo que comienza como un problema relativamente pequeño puede escalar rápidamente a problemas más grandes, y las etiquetas de código de barra no escaneables pueden dar lugar a devoluciones, multas costosas y aumento de los gastos operativos.

El uso de etiquetas y materiales adecuados para la impresión de códigos de barras, junto con un control de calidad riguroso de las etiquetas, puede contribuir en gran medida a asegurar una alta calidad de impresión; así como, a evitar interrupciones en los envíos y a tener costes innecesarios.

Si deseas obtener más información sobre consumibles, consulta nuestra Guía básica de compra de consumibles.

Pero, echemos un vistazo a cómo el uso de unos consumibles equivocados de impresión de códigos de barras pueden perjudicar a tu negocio:

1) Etiquetas de códigos de barras no-escaneables

Si los consumibles de tus impresoras empiezan a degradarse sin previo aviso, lo siguientes es que tus etiquetas de códigos de barras se volverán repentinamente no-escaneables o irreconocibles. Y cuando esto sucede, los datos que normalmente serían capturados por el escáner de código de barras deben ser introducidos manualmente en los sistemas; aumentando, por consiguiente, el riesgo de errores y el tiempo de perdido, cuestiones que pueden dar lugar a datos inexactos, entregas o envíos tardíos y clientes descontentos.

Disponer de procesos de control de calidad efectivos que incluyan el escaneado de prueba de forma regular o el uso de un verificador de códigos de barras puede ayudar a mitigar el impacto de los problemas mencionados. Estas acciones, además, pueden minimizar el riesgo de generar códigos de barras no escaneables o irreconocibles antes de que afecten al negocio, a los clientes y finalmente, a tu cuenta de resultado.

2) Sobrecostes

Las etiquetas no escaneables son más que un inconveniente puntual. ¿Por qué? porque los códigos de barras de mala calidad son también una de las principales causas de sobrecostes.

Si bien se espera un cierto nivel de devoluciones cada vez mayor en las operaciones de la cadena de suministro, un número excesivo de devoluciones puede ser devastador, y muy en particular, para las pequeñas empresas con un flujo de efectivo reducido.

Las etiquetas inexactas o no escaneables o la emisión de boletos de artículos defectuosos pueden dar lugar a penalizaciones por envío, que pueden sumarse rápidamente. Y los retrasos causados por la introducción manual de datos de códigos de barras no escaneables pueden generar sobrecostes adicionales por los retrasos en los envíos.

Un ejemplo claro de esta problemática es cuando un distribuidor minoristas solicita la devolución de pedido debido a la existencia de códigos de barras no escaneable o irreconocible. Normalmente, te suelen enviar un informe que explica por qué el código de barras no cumplía con los estándares de la industria, sin embargo, no remedia el problema. Por tanto, si utilizas verificadores de códigos de barras y consumibles adecuados, entonces podrás comparar y ajustar la calidad del código de barras e incluso realizar comparativas con el ejemplar dado por el minorista. Entonces, si hay una discrepancia, puedes elegir disputar el sobrecoste usando esta información en vez de simplemente tomar la palabra del minorista.

3) Multas costosas

Además de los sobrecostes, el uso de códigos de barras incorrectos o irreconocibles puede llevar a multas importantes.

Algunos minoristas han impuesto requisitos estrictos en cuanto al diseño y la colocación de las etiquetas de códigos de barras, y su incumplimiento puede dar lugar a severas sanciones. Un ejemplo fue el cambio de la política de etiquetado en Walmart ocurrido en 2016 que obligó a las empresas proveedoras de bienes de consumo envasados a modificar sus métodos de impresión y sus procesos de etiquetado.

Si bien las sanciones monetarias por incumplir estas directrices no se han divulgado públicamente, adaptarse a las nuevas política de etiquetado es otro ejemplo de cómo el uso de consumibles equivocados puede poner en peligro tus beneficios.

4) Los riesgos más allá de tu almacén

La mayoría de los distribuidores y proveedores se centran en sacar el producto por la puerta, pero las devoluciones de cargas y los gastos imprevistos también pueden ser el resultado de los daños provocados por tus etiquetas después que salen de tus instalaciones.

Aquí en IDEMATIKA, recientemente hablábamos con un cliente, que estaba experimentando un aumento en sus sobrecostes, sobre el impacto de las etiquetas no escaneables en su actividad. La compañía estaba usando etiquetas térmicas directas, que están diseñadas con un recubrimiento especial que marca más fácilmente que las etiquetas de transferencia térmica. Pero, durante el proceso de envío, a medida que los paquetes se raspaban y se rayaban entre sí, también lo hacían las etiquetas. Esto creó líneas y marcas a través de algunos de los códigos de barras, haciéndolos ilegibles y el resultando fueron multiples devolución de mercancías con el sobrecoste que ello implica.

Aunque no hay una solución garantizada a este problema, algunas empresas utilizan múltiples etiquetas en la caja para aumentar la posibilidad de que una de ellas sea legible en su destino. Otra opción es usar etiquetas térmicas que no son tan susceptibles de ser marcadas o ralladas. Ambas opciones aumentarán irremediablemente el coste de tus consumibles a la hora de imprimir códigos de barras, pero la reducción costes por concepto de devoluciones, te ahorrará mucho dinero a largo plazo.

No siempre se puede controlar lo que sucede con los envíos, pero aún así hay que prepararse para hacerlo lo mejor posible.

5) Materiales de etiquetas y adhesivo

Otro error costoso es usar el tipo de material de etiquetado equivocado para una aplicación determinada.

Por ejemplo, si tus etiquetas van a estar expuestas al frío extremo, la humedad o productos químicos, entonces debes considerar el uso de materiales para etiquetas que estén diseñados específicamente para las demandas del entorno.

Sin el material y/o el adhesivo adecuados, las esquinas de tus etiquetas se pueden despegar, lo que les permitirá adherirse fácilmente a otra caja o producto.

Cuando se mueven cajas, por ejemplo, la etiqueta puede romperse dejando irreconocibles al código de barras completo. Si utilizas las etiquetas inadecuadas, podrían no permanecer adheridas durante todo el proceso de envío o entrega, lo que implicaría dar lugar a códigos de barras no escaneables y a devoluciones de mercancía.

La elección del material de la etiqueta correcta dependerá de los requisitos de tu producto y aplicación. Por ejemplo, un distribuidor de alimentos congelados puede requerir etiquetas para el congelador que puedan soportar las fluctuaciones de temperatura y la humedad. A medida que los productos congelados pasan del entorno del congelador al muelle de carga de un camión refrigerado, las etiquetas pueden estar expuestas al frío y la humedad. El uso de un tipo de adhesivo erróneo puede hacer que dichas etiquetas se desprendan de la superficie del artículo.

Si tus etiquetas van a estar expuestas a temperaturas de congelación, entonces seleccionar y utilizar las etiquetas correctas pueden marcar una diferencia y ayudarte a asegurar que los códigos de barras sigan siendo legibles cuando el artículo llegue a su destino.

6) Consumibles de códigos de barras económicos

La reducción de las reimpresiones innecesarias de etiquetas en tus pedidos puede ayudarte a mantener bajo control los costos operativos.

Por ejemplo, los cabezales de impresión suelen ser la parte más cara de una impresora, y los consumibles de mala calidad pueden hacer que fallen antes de lo previsto. Si bien todos los cabezales de impresión deben ser reemplazados eventualmente, el uso de etiquetas certificadas de calidad, sumado al mantenimiento adecuado de los cabezales de impresión, sin dudas, pueden ayudar a prolongar la vida útil del componente.